Waarmerking dokumen bisnis sering dibutuhkan saat perusahaan ingin mendaftarkan surat di bawah tangan kepada notaris. Dokumen ini dapat berupa perjanjian kerja sama, pernyataan, kesepakatan usaha, atau dokumen internal perusahaan.
Namun, waarmerking berbeda dari legalisasi. Dalam waarmerking, dokumen biasanya sudah ditandatangani lebih dahulu oleh para pihak.
Karena itu, pelaku usaha perlu memahami fungsi, batasan, dan tahapan waarmerking sebelum memakai dokumen tersebut untuk kepentingan bisnis.
Apa Itu Waarmerking Dokumen Bisnis?
Waarmerking dokumen bisnis adalah proses pendaftaran surat di bawah tangan ke dalam buku khusus notaris. Dasar kewenangannya terdapat dalam Pasal 15 ayat (2) huruf b UU Jabatan Notaris.
Secara sederhana, notaris membukukan dokumen yang sudah ditandatangani para pihak. Setelah itu, dokumen memperoleh catatan pendaftaran.
Namun, notaris tidak selalu menyaksikan proses penandatanganan dokumen tersebut. Karena itu, fungsi waarmerking perlu dibedakan dari legalisasi.
Fungsi Waarmerking untuk Dokumen Bisnis
Kapan Waarmerking Dokumen Bisnis Dibutuhkan?
Fungsi utama waarmerking dokumen bisnis adalah memberi catatan bahwa dokumen tertentu pernah didaftarkan pada buku khusus notaris. Catatan ini dapat membantu menunjukkan waktu pendaftaran dokumen.
Selain itu, waarmerking dapat membantu perusahaan menata arsip legal. Dokumen yang didaftarkan menjadi lebih mudah dilacak secara administratif.
Namun, waarmerking tidak otomatis mengubah dokumen di bawah tangan menjadi akta autentik. Isi dokumen tetap berasal dari kesepakatan para pihak.
Beda Waarmerking dan Legalisasi
Dokumen bisnis dapat dipertimbangkan untuk waarmerking saat para pihak sudah menandatangani dokumen terlebih dahulu. Setelah itu, mereka ingin mendaftarkannya kepada notaris.
Misalnya, sebuah perusahaan sudah membuat surat pernyataan atau perjanjian sederhana. Kemudian, perusahaan ingin ada catatan pendaftaran atas dokumen tersebut.
Selain itu, waarmerking dapat dipakai untuk kebutuhan administrasi internal, arsip perusahaan, atau kelengkapan kerja sama. Namun, kebutuhan setiap dokumen tetap perlu diperiksa lebih dulu.
Contoh Dokumen Bisnis yang Dapat Didaftarkan
Perbedaan legalisasi dan waarmerking sering menjadi sumber kebingungan. Keduanya sama-sama berhubungan dengan surat di bawah tangan, tetapi prosesnya tidak sama.
Pada legalisasi, para pihak menandatangani dokumen di hadapan notaris. Dengan demikian, notaris dapat mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal.
Sementara itu, dalam waarmerking, dokumen biasanya sudah ditandatangani sebelumnya. Notaris kemudian membukukan dokumen tersebut dalam buku khusus.
Tahapan Waarmerking Dokumen Bisnis
Beberapa dokumen bisnis dapat didaftarkan melalui waarmerking. Namun, kelayakan dokumen perlu dilihat dari tujuan, isi, dan kebutuhan para pihak.
Contohnya adalah surat pernyataan direksi, surat kesepakatan kerja sama, risalah internal tertentu, perjanjian sederhana, atau dokumen administrasi perusahaan.
Selanjutnya, notaris akan memeriksa identitas para pihak dan bentuk dokumen. Pemeriksaan ini penting agar dokumen yang didaftarkan tidak menimbulkan masalah administratif.
Syarat Waarmerking Dokumen Bisnis
Tahapan waarmerking dokumen bisnis dimulai dari penyiapan dokumen. Perusahaan perlu memastikan dokumen sudah final dan sudah ditandatangani oleh pihak yang berkepentingan.
Selanjutnya, para pihak atau wakil yang berwenang datang membawa dokumen asli dan identitas. Bila dokumen terkait perusahaan, data perusahaan biasanya juga perlu disiapkan.
Kemudian, notaris mencatat dokumen tersebut pada buku khusus. Setelah itu, dokumen diberi keterangan pendaftaran sesuai prosedur yang berlaku.
Dokumen yang Perlu Disiapkan
Sebelum melakukan waarmerking dokumen bisnis, perusahaan perlu menyiapkan dokumen secara rapi. Isi dokumen harus jelas, lengkap, dan tidak menimbulkan penafsiran ganda.
Selain itu, identitas pihak yang menandatangani harus sesuai. Bila pihak yang hadir adalah kuasa atau pengurus perusahaan, dasar kewenangannya perlu diperiksa.
Karena itu, dokumen pendukung seperti KTP, NPWP, akta perusahaan, NIB, dan data pengurus dapat diminta sesuai kebutuhan dokumen.
Kapan Perlu Memilih Akta Notaris atau Legalisasi?
Waarmerking dokumen bisnis tidak selalu menjadi pilihan terbaik. Ada dokumen yang lebih tepat dibuat sebagai akta notaris atau dilegalisasi.
Misalnya, bila para pihak ingin tanda tangan disaksikan langsung oleh notaris, legalisasi lebih relevan. Namun, bila dokumen sudah ditandatangani, waarmerking dapat dipertimbangkan.
Oleh karena itu, tujuan penggunaan dokumen perlu dijelaskan sejak awal. Dengan begitu, bentuk pengesahan dapat dipilih secara lebih tepat.
Hal yang Perlu Diperhatikan
Kesalahan yang Sebaiknya Dihindari
Ada beberapa hal penting sebelum perusahaan memakai waarmerking dokumen bisnis. Pertama, pahami bahwa waarmerking berfokus pada pendaftaran dokumen di buku khusus.
Kedua, jangan menganggap waarmerking selalu membuat isi dokumen menjadi benar secara materiil. Isi dokumen tetap perlu disusun dengan cermat oleh para pihak.
Selain itu, pastikan dokumen tidak bertentangan dengan hukum, kesusilaan, atau kepentingan umum. Bila ragu, minta penjelasan sebelum dokumen digunakan.
FAQ tentang Waarmerking Dokumen Bisnis
Kesimpulan
Kesimpulan
Waarmerking dokumen bisnis membantu perusahaan mendaftarkan surat di bawah tangan ke buku khusus notaris. Fungsi ini berguna untuk kebutuhan administrasi, arsip, dan kepastian tanggal pendaftaran.
Namun, waarmerking berbeda dari legalisasi dan akta notaris. Karena itu, perusahaan perlu memahami tujuan dokumen sebelum memilih bentuk pengesahan.
Dengan demikian, dokumen bisnis dapat digunakan secara lebih tertib, jelas, dan sesuai kebutuhan hukum para pihak.
